Clase 5: 21-1-2013

En toda empresa, son muy importantes las reuniones que se hacen a menudo. A ellas pueden asistir todos los trabajadores, si la empresa es pequeña y con pocos miembros, o acudir aquellos que tienen cierto cargo en la empresa, en los casos de empresas de mayor envergadura. Estas reuniones se organizan para tratar ciertos aspectos que son de importancia para todos los miembros de la empresa, y también para conseguir siempre una mejora de su actividad, mayor productividad y mayor rendimiento.

Toda reunión empresarial tiene una serie de elementos que no pueden faltar.

• Orden del día. Es importante tener claros los objetivos de la reunión, las personas que deben intervenir, los espacios de tiempo, el qué, cuándo y por qué de las diferentes intervenciones y protagonismos. La orden del día deben tenerla los asistentes a la reunión antes de que ésta se celebre.

• Convocante. Toda reunión ha sido convocada por una persona que ha decidido que ciertos aspectos de la empresa son necesarios de tratar.

• Convocados. En una reunión, siempre va a haber personas que han sido convocadas para que asistan a dicha reunión. Como se ha dicho antes, normalmente son los representantes o encargados de las secciones en las empresas grandes, o simplemente los accionistas. Por el contrario, si la empresa tiene pocos trabajadores, serán frecuentes las reuniones en las que se cuente con la opinión de todos ellos, siempre que sean un número pequeño de empleados.

• Medios. Si se organiza una reunión empresarial, el convocante debe tener en cuenta que se ha de expresar ante un número de gente, y que cuantos más recursos tenga, mejor. No es lo mismo una reunión en la que sea todo hablado, teniendo el riesgo de que los asistentes se pierda en cualquier momento, que una reunión en la que el convocante pueda apoyarse en una presentación proyectada, por poner un ejemplo.

• Objetivos. Toda reunión se crea para conseguir unos objetivos. En las reuniones empresariales los objetivos son muy claros: solucionar algún problema entre trabajadores o secciones, aumentar la productividad, establecer estrategias de negocio o de ventas...

• Tiempo de duración. Es importante que se controlen los tiempos de la reunión, ya que no puede durar horas y horas. Este aspecto está muy relacionado con el siguiente.

• Moderación de la reunión. Debe haber una persona que modere la reunión y que controle los tiempos de intervención de cada persona. Por este motivo, este aspecto está muy ligado al anterior, ya que en función de la moderación de la reunión, ésta durará más o menos. Se elegirá a una persona u otra como moderador en función del tema.

• Conclusiones. Al finalizar la reunión, se debe haber llegado a una serie de conclusiones después de tratar todos los temas que se habían planeado en un principio.